Visumfrage des Monats - Technische Probleme im Visa-Profil

Aktuell versuchen wir für zwei Kolleg:innen ein B-1 Visum für eine dringende Geschäftsreise in die USA zu beantragen. Wir haben allerdings große Schwierigkeiten bei der Vereinbarung eines konsularischen Termins über das neue Online-Profil. Für eine Mitarbeiterin bestand bereits ein Profil, bei welchem die Zahlung nach der Systemübertragung nicht mehr hinterlegt ist. Beim zweiten Kollegen können wir kein neues Profil anlegen, wir erhalten ständig eine Fehlermeldung. Haben Sie einen Tipp, wie wir vorgehen können?

Nach der Einführung eines neuen Online-Profils für den konsularischen US-Visumantragsprozess Ende Oktober 2024 berichten zahlreiche Antragstellende von technischen Problemen. Das Profil ist insbesondere für die Zahlung der Visumantragsgebühren sowie die spätere Terminvereinbarung im US-Konsulat (oder zum Erhalt der Informationen zum postalischen Einsendeverfahren) unumgänglich.
Der verantwortliche konsularische Dienstleister ist weiterhin USTravelDocs, lediglich die webbasierte Plattform wurde erneuert.

Wie Sie selbst berichten, kämpfen derzeit viele Personen entweder damit, überhaupt ein Profil erstellen zu können oder mit den Problemen, die im Zusammenhang mit einer Profilübertragung auftreten.

Folgende Tipps können wir Ihnen für eine Profilneuerstellung an die Hand geben:

1. Das US-Konsulat empfiehlt aktuell die Nutzung von Windows-Geräten (anstelle von Mac bzw. Apple).
2. Nutzen Sie zunächst die englischsprachige Webseite https://www.ustraveldocs.com/de/en/nonimmigrant-visa; hier scheint das System stabiler zu laufen. Wählen Sie hierüber rechts oben den grünen Button "Visa Login".
3. Versuchen Sie verschiedene Browser, gemäß unseren Erfahrungen empfehlen wir Google Chrome oder Microsoft Edge.
4. Sollte sich die Seite zur Profilerstellung nicht öffnen, versuchen Sie diese im Inkognito-Modus / privaten Modus zu öffnen.
5. Wird Ihnen ein "Waiting Room" angezeigt, so haben Sie etwas Geduld. In der Regel werden Sie nach kurzer Zeit zur Hauptseite weitergeleitet. Dies kann auch während der Profilbearbeitung bei hohen Zugriffsraten immer einmal wieder angezeigt werden. Sollten Sie ein Session Timeout angezeigt bekommen, können Sie versuchen die Seite neu zu laden oder zurückzugehen im Browser.
6. Sollten Sie einmal ein Profil erfolgreich angelegt haben und das System häufiger abstürzen, so legen Sie bitte kein weiteres Profil an. Dies führt entweder dazu, dass Sie das System auf eine bereits bestehende antragstellende Person hinweist und blockiert oder schlimmstenfalls zu weiteren Problemen im Antragsprozess.
7. Alternativ können Sie über das Profil eine Anfrage an den Dienstleister USTravelDocs stellen (linke Navigationsleiste: Feedback / Anträge). Hier müssen Sie aktuell längere Bearbeitungszeiten aufgrund des hohen Anfragevolumens einplanen. Leider sind die weiteren Kontaktmöglichkeiten (Chat, Anruf) derzeit nur eingeschränkt möglich.

Haben Sie ein bestehendes (altes) Profil in das neue System übertragen und die bereits getätigte Zahlung der Konsulatsgebühr ist nicht mehr hinterlegt, können Sie folgendermaßen vorgehen:

1. Stellen Sie bitte vorab sicher, dass alle Angaben im Profil korrekt übertragen wurden (Stammdaten etc.). Ein häufiges Problem in diesem Zusammenhang ist, wenn Sie unterschiedliche E-Mail-Adressen beim Anlegen der Profile verwendet haben. Diese sollten im Idealfall identisch sein.
2. Sie können zunächst selbst versuchen, die Zahlung zu hinterlegen. Loggen Sie sich hierfür ins Profil ein. Klicken Sie sich im System weiter bis zu den Zahlungsinformationen. Klicken Sie dort den Button "Claim Receipts" und füllen Sie die Informationen aus (Sie benötigen die Referenznummer der früheren Zahlung sowie das Zahlungsdatum und die Zahlungsart). Dies ist allerdings ausschließlich für getätigte Zahlungen vor dem 26. Oktober 2024 möglich.
   Es sollte dann der Terminkalender für Sie angezeigt werden zur Terminbuchung bzw. die Informationen zum postalischen Einsendeverfahren.
3. Erhalten Sie weiterhin eine Fehlermeldung bzw. lässt Sie das System nicht weiter voranschreiten, so können Sie nur eine Anfrage über das Profil stellen (linke Navigationsleiste: Feedback / Anträge) bezüglich der nicht hinterlegten Zahlung. Laden Sie bitte unbedingt Ihren Zahlungsnachweis hoch inklusive der entsprechenden Referenznummer. Auch hier müssen Sie sich dann etwas gedulden, bis Sie eine hoffentlich positive Antwort erhalten.

Die US-Konsulate weltweit, welche von Systemumstellungen betroffen sind, arbeiten mit Nachdruck an der Behebung der technischen Probleme. Auch in anderen Ländern, wie beispielsweise Frankreich oder den Niederlanden, in denen neue Profile über andere Visa-Dienstleister eingeführt wurden, gibt es aktuell große Schwierigkeiten. Antragstellende werden voraussichtlich noch etwas länger mehr Zeit und Geduld aufwenden müssen, um ein US-Visum beantragen zu können. Wir hoffen, dass die technischen Unwägbarkeiten bald behoben werden können.

Beauftragen Sie uns gerne mit der Visumbeantragung für Ihre Mitarbeitenden. Eine Betreuung unsererseits von Beginn an spart Ihnen Zeit und vor allen Dingen Nerven.