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Jeder US-Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet, ein I-9 Formular auszufüllen und fristgerecht einzureichen, um die Identität und US-Arbeitserlaubnis für jeden Arbeitnehmenden zu prüfen. Die US-Behörden führen regelmäßig Razzien durch, um Verstöße aufzudecken. Nachfolgend fassen wir daher die wichtigsten Informationen zur sogenannten "Employment Eligibility Verification" zusammen.
Das Formular I-9 wird als "Employment Eligibility Verification" bezeichnet. Die sogenannte I-9 Form muss von US-amerikanischen Arbeitgebern ausgefüllt werden, sobald ein neuer Arbeitnehmender in den USA angestellt wird. Die "Employment Eligibility Verification" gilt somit auch für in die USA entsandte Mitarbeitende. Das I-9 dient der Prüfung
Auf diese Weise soll illegale Beschäftigung unterbunden werden. Gleichzeitig soll die Eindämmung illegaler Beschäftigung nicht zur Diskriminierung von Arbeitnehmern führen. Aus diesem Grund muss für alle Beschäftigten das gleiche I-9 Formular ausgefüllt werden – egal, ob die Mitarbeiter:innen US-Staatsangehörige sind oder aber eine GreenCard oder einen sonstigen US-Aufenthaltsstatus besitzen. Das I-9 Formular muss also
vorliegen.
Seit die US-Einwanderungsbehörde USCIS im Jahr 2017 das elektronische I-9 eingeführt hat, sind immer wieder neue I-9 Formularversionen veröffentlicht worden. Für US-Arbeitgeber:innen empfiehlt es sich daher immer, das aktuell auf der USCIS-Webseite verfügbare I-9 inklusive Anleitung herunterzuladen und zu verwenden.
Das Formular I-9 besteht aus zwei Teilen:
Dieser Abschnitt muss vom Arbeitnehmer spätestens am ersten Arbeitstag ausgefüllt und unterschrieben werden.
Besonderheit: Teil 1 kann schon vor Arbeitsbeginn ausgefüllt werden, sofern der Arbeitnehmer das Arbeitsangebot bereits angenommen hat.
Dieser Abschnitt muss vom Arbeitgeber innerhalb von drei Tagen nach Arbeitsbeginn ausgefüllt und unterschrieben werden.
Der Arbeitnehmende muss Pflichtangaben in das I-9 Formular eintragen und kann darüber hinaus freiwillig weitere Daten angeben.
Pflichtangaben: Namen, Anschrift, Geburtsdatum
Optionale Angaben: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Social Security Number (Ausnahme: Pflichtangabe bei Nutzung des E-Verify Online-Systems zur Datenprüfung)
Auskünfte zum legalen Status
Die US-Behörden erfragen, ob es sich um einen US-Bürger:innen, Green Card Inhabende oder Besitzer:innen einer befristeten Arbeitserlaubnis (= Arbeitsvisum) handelt.
Bevor der Arbeitgeber Teil 2 ausfüllt, muss er die Originaldokumente des Mitarbeitenden prüfen und somit die Identität und das Vorliegen der Arbeitserlaubnis bestätigen. Die erlaubten Dokumente sind wie folgt unterteilt:
Arbeitserlaubnis und Identität sind ausreichend nachgewiesen, wenn der Arbeitnehmende entweder
oder
Die Entscheidung darüber, welche Dokumente vorgelegt werden, obliegt dem Arbeitnehmenden.
Beispiel: Ein deutscher Arbeitnehmer mit dem Status "L-1 Intracompany Transferee" legt als Dokument aus Liste A seinen deutschen Pass in Verbindung mit dem I-94 Einreiseformular vor. Diese beiden Dokumente werden als "ein" Dokument betrachtet. Der Arbeitgebende würde dann prüfen, ob:
Das I-9 muss ausgefüllt, ausgedruckt und von beiden Parteien (Arbeitgebende und Arbeitnehmende) unterschrieben werden. Die Arbeitgebenden müssen das unterzeichnete Formular zwar nicht an die US-Einwanderungsbehörde senden, jedoch immer ein ausgefülltes und unterzeichnetes Formular parat haben und auf Anfrage während einer Überprüfung von Seiten der US-Behörden vorlegen.
Der Arbeitgebende ist dazu verpflichtet das I-9 Formular aufzuheben, solange die Arbeitsbeziehung besteht. Wenn die Arbeitsbeziehung endet, muss das Formular bis drei Jahre nach Einstellungsdatum oder bis ein Jahr nach Entlassung (je nachdem, welches Datum später eintritt) aufgehoben werden. Unter bestimmten Voraussetzung genügt das Vorliegen in elektronischer Form.
Zudem kann ein Nachprüfen ("Reverification") bestimmter Identitäts- und Arbeitserlaubnisdokumente notwendig sein, z. B. vor Ablauf bzw. bei Vorliegen von neuen Dokumenten.
Die US-Regierung hat die Möglichkeit die Angaben im I-9 zu prüfen. Eine Nichteinhaltung der I-9 Bestimmungen kann zivil- oder strafrechtliche Sanktionen zur Folge haben. Solche Sanktionen sind zudem möglich, wenn eine Diskriminierung oder die Beschäftigung von Mitarbeitern ohne Arbeitsgenehmigung (= illegale Beschäftigung) festgestellt wird.
Bei Verstößen gegen die seit 20 Jahren geltenden I-9 Bestimmungen werden seit August 2016 deutlich höhere Strafgebühren fällig. Mit besonders harten Strafen wird verständlicherweise die Beschäftigung eines Mitarbeitenden ohne Arbeitsgenehmigung für die USA belegt. Aber auch Fehler beim Ausfüllen des I-9 Formulars, wie falsche oder unvollständige Angaben zum Mitarbeitenden oder die zu späte Einreichung, werden empfindlich bestraft. Für derartige Formfehler werden 216 US-Dollar bis 2.156 US-Dollar Strafe verhängt.
Da diese hohen Strafgebühren für jeden einzelnen Verstoß angerechnet werden, sollten insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen die Vorschriften penibel einhalten.
Das E-Verify System ist eine Ergänzung zum Formular I-9 und ersetzt dieses nicht. Vielmehr dient es dem schnellen Abgleich zwischen Angaben im I-9 Formular und Daten, die von der US-Regierung erfasst wurden.
Die Informationen aus dem Formular I-9 werden zunächst in das E-Verify System übertragen. Anschließend erfolgt ein Abgleich dieser Informationen mit elektronischen Daten des US-Heimatschutzministeriums DHS und der Sozialversicherungsbehörde SSA, um zu prüfen, ob die Angaben zur Identität und Arbeitserlaubnis des jeweiligen neuen Mitarbeitenden korrekt sind.
Bestimmte Unternehmen sind dazu verpflichtet E-Verify zu nutzen (z. B. Unternehmen, die Aufträge für die US-Regierung ausführen). Andere Unternehmen benutzen das E-Verify System auf freiwilliger Basis. Um E-Verify zu benutzen, muss ein kostenfreies E-Verify Nutzerkonto angelegt werden.
Bitte beachten Sie, dass E-Verify ebenfalls Mitarbeitenden zur Verfügung steht. Wer beispielweise vor einem Arbeitgeberwechel sichergehen möchte, dass die personenbezogenen E-Verify Daten korrekt sind, kann das sogenannte SelfCheck System nutzen. Bei fehlerhaften Daten, kann eine Korrektur der Daten veranlasst werden.
Auf der offiziellen Webseite der US-Einwanderungsbehörde sind detaillierte I-9 und E-Verify Informationen zu finden.
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