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Immer mehr ausländische Firmen sind auf dem US-Markt präsent, weshalb auch die Entsendung von Mitarbeitenden in die USA in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen hat. Personalabteilungen, die für Beschäftigtenentsendungen in die USA verantwortlich sind, müssen sich jedoch schwierigen Herausforderungen stellen. Wir helfen Ihnen dabei, dass die Entsendung in die USA zum Erfolg wird.
Ziel einer Mitarbeitendenentsendung ins Ausland ist es, dass das nötige Know-how vor Ort von ausländischen Beschäftigten vermittelt und angewandt wird. Von einer Entsendung in die USA wird meist ab einer Dauer von drei Monaten gesprochen. Eine Entsendung von Beschäftigten in die USA dauert in der Regel sogar mehrere Jahre. Im Schnitt verbringen Expatriates drei Jahre in den Vereinigten Staaten von Amerika, um vor Ort für ihr Unternehmen tätig zu sein.
Der Begriff Versetzung ins Ausland wird hingegen in der Regel verwendet, wenn Mitarbeitenden für unbegrenzte Zeit in den Vereinigten Staaten arbeiten.
Bei einer Entsendung in die USA ist die Auswahl der passenden Personen von großer Bedeutung. Auslandsentsendungen von Beschäftigten werden abgebrochen bzw. haben nicht den erhofften Nutzen für Arbeitgeber, wenn die Person, die speziell im Ausland an ihn gestellten Anforderungen nicht erfüllen und sich in der fremden Umgebung nicht anpassen kann.
Auch ist es von großer Bedeutung, dass die Familie der Angestellten ins Boot geholt wird. Wenn Ehepartner bzw. Kinder Anpassungsprobleme haben oder mit falschen Erwartungen in die USA gehen, hat das oftmals negative Auswirkungen auf die Entsendung. Einer der Hauptgründe, warum eine Entsendung ins Ausland vorzeitig abgebrochen wird, liegt an der Familie der Mitarbeitenden.
Wenn der zu entsendende Beschäftigte noch nicht feststeht, sollte mindestens sechs Monate vor der geplanten Auslandsentsendung mit der Personalauswahl begonnen werden.
Wenn Beschäftigte zu einem US-Standort entsandt werden sollen, sind nicht nur firmeninterne Aspekte ausschlaggebend. Gerade bei der Vorauswahl kann es dem verantwortlichen Personaler schwerfallen, eine Entscheidung zu treffen. Die Berechtigung oder Eignung für den Erhalt eines Arbeitsvisums ergibt sich nämlich nicht allein aus dem Bedarf der Firma.
Das Online-Magazin "Personnel Today" hat einen kurzen Leitfaden erstellt, der eine erste Entscheidung unterstützen kann. Das englische Akronym "COPE" (etwa: etwas schaffen, meistern) wird hier als Orientierung genannt und steht für die folgenden ersten Kriterien, die u. a. für den Erhalt eines US-Arbeitsvisums entscheidend sind. Doch nicht alle Kriterien sind mit der gleichen Wichtigkeit zu betrachten, dennoch spielen sie alle eine Rolle für den Erhalt des Visums.
In unseren Beratungen erleben wir regelmäßig, dass die einwanderungsrechtlichen Voraussetzungen, oft sehr spät oder manchmal auch zu spät thematisiert werden. Im Regelfall benötigen zu entsendende Beschäftigte ein US-Arbeitsvisum. Im US-Einwanderungsrecht stehen hier mehrere Kategorien zur Verfügung, mit sehr unterschiedlichen Zugangsvoraussetzungen und zum Teil sehr anspruchsvollen und langwierigen Antragsprozessen. Gleichzeitig ist die Vielzahl der Arbeitsvisa-Optionen kein Garant dafür, dass sich auch alle Expats automatisch für irgendeine Kategorie qualifizieren. Insofern empfehlen wird immer, bereits bei der Auswahl des potenziellen Personals, die Visumseite im Blick zu haben.
Nichts mag für Personalabteilungen frustrierender sein, als bereits komplett arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlich geschnürte Entsendungspakete auf der Zielgeraden am US-Visum scheitern zu sehen.
Wir empfehlen zusätzlich dazu noch auf drei weitere Faktoren zu achten, die ebenfalls Einfluss auf den Erfolg einer Beschäftigtenentsendung haben können:
Vor einer langjährigen Entsendung in die USA sollte der/die Angestellte mit Familie, falls diese mit ins Ausland gehen soll, den zukünftigen Wohnort und den Arbeitsplatz besuchen und kennenlernen.
Weiterhin sollte vor jeder Entsendung das zukünftige Aufgabengebiet genau definiert werden. Sowohl die erforderlichen Qualifikationen, als auch die Zielsetzung der Entsendung sollte möglichst genau festgelegt werden.
Selbstverständlich beraten wir Sie gerne, wenn es darum geht, die passende Visumkategorie zu finden und die entsprechende Qualifizierung Ihrer Mitarbeitenden zu prüfen.
Arbeitsrechtlich gibt es bei einer Entsendung folgende Möglichkeiten:
Wie auch immer das Unternehmen sich entscheidet, es müssen dabei auch immer rechtliche und steuerliche Aspekte in Betracht gezogen werden.
Besonderheiten für deutsche Unternehmen
Bereits im Vorfeld sollte geklärt werden, ob die beschäftigte Person auch weiterhin in Deutschland steuerpflichtig ist. Normalerweise besteht die Steuerpflicht für Mitarbeitenden nämlich nicht nur in den USA, sondern auch in Deutschland. Im Doppelbesteuerungsabkommen, welches zwischen Deutschland und den USA abgeschlossen wurde, ist dies genau geregelt.
Die Wahl des richtigen Visums ist bei Mitarbeitendenentsendungen ebenfalls von großer Bedeutung. Da es bei einer Entsendung in die USA darum geht, dass Mitarbeitende in den USA arbeiten, ist immer die Beantragung eines Arbeitsvisums erforderlich.
Typischerweise kommt für eine Entsendung von Angestellten das L-Visum in Betracht. Allerdings sollten Unternehmen aufgrund der vergleichsweise unkomplizierten Beantragung prüfen, ob das E-Visum eine Alternative sein kann. Ist das Unternehmen in den USA beispielsweise mehrheitlich in deutschem Besitz, können zukünftige Expatriates deutscher Staatsangehörigkeit in einem sehr vereinfachten Verfahren an den US-Standort entsendet bzw. dort eingesetzt werden.
In manchen Fällen bietet sich auch das H-1B Visum an. Das H-1B Visum erfährt allerdings große Einschränkungen durch eine jährliche Kontingentierung.
Auf keinen Fall kann eine Entsendung in die USA durch ein B-Visum oder das Visa Waiver Program abgedeckt werden.
Welches das richtige Visum in Ihrem Fall ist, hängt von mehreren Faktoren ab. Diese können beispielsweise sein:
Eine Arbeitsaufnahme in den USA bringt für die meisten Angestellten bereits im Vorfeld eine Vielzahl von privaten Herausforderungen und Fragen mit sich. Die Beantragung des passenden Arbeitsvisums kann eine angestellte Person meist an Dritte abgeben. Doch wenn Mitarbeitenden die Familie mitnehmen möchten, wird für alle Familienmitglieder eine Visumbeantragung notwendig.
Generell gilt: Angehörige von Arbeitsvisuminhabenden sind berechtigt, ein sogenanntes abgeleitetes Visum zu beantragen, das in den meisten Fällen sogar die gleiche Gültigkeitsdauer hat. Konkret heißt das für Ehepartner des Hauptantragstellenden und deren unverheiratete Kinder unter 21 Jahren, dass sie ein Visum beantragen, welches gebunden an das Arbeitsvisum ausgestellt wird.
Doch wie verhält es sich eigentlich mit Stiefkindern? Wenn also ein Ehepartner ein Kind mit in die Ehe gebracht hat, welches aus einer früheren Beziehung stammt.
Laut US-Einwanderungs- und Nationalitätsgesetz (Immigration and Nationality Act, INA) Art. 101 (b) fällt ein Stiefkind ebenfalls unter den Status eines Kindes, das berechtigt ist, ein abgeleitetes Visum zu erhalten. Voraussetzung ist, dass die Ehe der Eltern zu einem Zeitpunkt geschlossen wurde, an dem das Stiefkind noch nicht 18 Jahre alt war.
Ein abgeleitetes Visum kann demnach genauso für Stiefkinder beantragt werden, auch wenn der Hauptantragsteller kein leibliches Elternteil ist.
Gerne beraten wir Sie bei der Auswahl der richtigen Visumkategorie für Mitarbeitenden und mitreisende Familienangehörige.
Bei einer Entsendung in die USA kommen auf Beschäftigte teilweise erhebliche Kosten zu. Um den Umzug reizvoller zu gestalten, übernehmen viele Unternehmen einen großen Teil dieser Mehraufwände. Dies muss vorher hinreichend mit der Person geklärt und anschließend schriftlich festgehalten werden.
Potentielle Kostenübernahmen oder Zuschüsse können beispielsweise an diesen Stellen erfolgen:
Ein nicht zu unterschätzender Faktor bei der Mitarbeitendenentsendung in die USA ist die Integration in den USA. Fühlt sich der Angestellte hier nicht wohl oder wird er nicht hinreichend integriert, kommt es nicht selten zu einem Scheitern der Entsendung.
Folgende Punkte können daher bei der Integration hilfreich sein:
Tipp: Es bietet sich an, den Angestellten eine Art Mentor:in oder Relocation Partner:in zur Seite zu stellen. Dieser kann ihm dabei helfen, sich in der neuen Heimat, sowohl beruflich als auch privat, zurecht zu finden.
Damit die zeitlich befristete Entsendung von Mitarbeitenden erfolgreich abgeschlossen werden kann, muss auch die Reintegration in der Heimat genügend vorbereitet sein. Hierzu zählen unter anderem:
Wir beraten Sie bei der Wahl der geeigneten Visumkategorie und übernehmen für Sie oder Ihr Unternehmen die komplette Abwicklung.
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