Visumfrage des Monats - Änderungen Firmierung und Standort

Aufgrund von Umstrukturierungsmaßnahmen innerhalb unserer Unternehmensgruppe (deutsche GmbH) hat sich nicht nur der Name unserer US-Niederlassung geändert, sondern auch die Rechtsform (Wechsel von LLC zu Inc.).

Wir haben immer noch eine aktuelle E-2 Registrierung beim US Generalkonsulat in Frankfurt. Müssen wir hier etwas tun und welche Auswirkungen kann dies auf die bestehenden E-2-Visa unserer Mitarbeiter haben?

Kleine Änderungen am US-Standort (z.B. Namensänderung, Umzug) können in der Regel relativ einfach über den kleinen Dienstweg mitgeteilt werden. US-Firmen, die eine E-Registrierung haben, sind jedoch verpflichtet, dem US-Generalkonsulat in Frankfurt am Main wesentliche Änderungen mitzuteilen. Dazu gehören zum Beispiel

• Änderungen des Firmennamens
• Änderungen der Adresse und
• Änderungen, insbesondere der Rechtsform des Unternehmens.

Als Unternehmen sind Sie daher verpflichtet, die Daten auf dem neuesten Stand zu halten. In der Regel werden diese Änderungen per E-Mail an die E-Visa-Abteilung in Frankfurt am Main übermittelt. Es reicht jedoch nicht aus, die wesentliche Änderung in der E-Mail zu benennen. Vielmehr muss diese auch anhand von Firmenunterlagen entsprechend dokumentiert werden. Als Nachweis dienen u.a. die folgenden Dokumente

• Namensänderungsurkunde
• Bescheinigung des Staates
• Gründungsurkunde

Insbesondere ein Rechtsformwechsel in den USA kann zu Rückfragen und einer aufwendigeren Prüfung durch das US-Konsulat führen. Warum eigentlich? Grundlage für die E-Registrierung ist u.a. der Nachweis, dass die US-Gesellschaft zu mindestens 50% in deutscher Hand ist. In Ihrem Fall ist dies der Nachweis, dass die Mehrheit des US-Standorts weiterhin von Ihrer deutschen Muttergesellschaft (GmbH) gehalten wird. Bei einem Wechsel der Unternehmensform von einer LLC zu einer Inc. (Corporation) müssen Sie dem US-Konsulat nachweisen, dass die deutsche Muttergesellschaft weiterhin mindestens 50% der Anteile (direkt oder indirekt) hält. Welche Unterlagen konkret erforderlich sind, muss im Einzelfall geprüft werden und ist je nach Unternehmenskonstellation sehr unterschiedlich.

Im Zuge einer solchen Anmeldung steht es dem US-Generalkonsulat frei, weitere Fragen zu stellen, um sicherzustellen, dass das US-Unternehmen auch alle anderen Zugangsvoraussetzungen zur E-Registrierung erfüllt. Zum Beispiel, ob die Muttergesellschaft des US-Unternehmens mehrheitlich in deutscher Hand bleibt. Geprüft wird hier immer die oberste Muttergesellschaft. Entscheidend ist nicht der Sitz des Unternehmens, sondern die Eigentümerstruktur. So kann das US-Konsulat beispielsweise einen Nachweis darüber verlangen, wer die derzeitigen Gesellschafter der Muttergesellschaft sind und ob diese weiterhin überwiegend aus deutschen Staatsangehörigen bestehen. Bei komplexeren Unternehmensstrukturen ist es unter Umständen nicht einfach, diesen Nachweis ad hoc zu erbringen.

Liegt dem Konsulat ein ausreichender Nachweis über die Änderung vor, erhalten Sie eine E-Mail, die Sie darüber informiert, dass die E-Registrierung in Frankfurt aktualisiert wurde. Ihr US-Standort kann dann erneut ein E-2-Visum beantragen.

Leider gibt es kein einheitliches Verfahren in Bezug auf die bestehenden E-2-Visa für Mitarbeiter, die bereits erteilt wurden. Einige Änderungen führen dazu, dass alle Mitarbeiter, die bereits ein E-2-Visum haben, ein neues Visum beantragen müssen (nach Ausreise aus den USA und Wiedereinreise in das Land). Kleine Änderungen, wie z. B. eine Adressänderung, haben kaum Auswirkungen auf bestehende US-Visa.

Wir empfehlen daher, sich nach der Aktualisierung der E-Registrierung immer beim Konsulat zu erkundigen, was bestehende E-2-Visumsinhaber zu beachten haben.